Introdução

Todo começo é difícil e cheio de obstáculos. Com projetos novos isso não é diferente! Entender o que seu cliente realmente quer que você realize, é uma das tarefas mais difíceis e delicadas. Acredite: vocês não falam a mesma linguagem! Tem um quadrinho clássico que ilustra isso de forma divertida e bem humorada, mostrando o que cada membro de uma equipe hipotética de projeto entendeu do que foi pedido pelo cliente. É o quadrinho do balanço…

fonte: The Project Cartoon.

Como resolver isso?

Vou expor aqui uma abordagem que frequentemente uso para tentar extrair o desejo do nosso cliente e chegar a um consenso do que ele realmente quer e precisa que seja feito.

A primeira ação é realizar uma entrevista minuciosa com o cliente para melhor entendimento do projeto, questionando pontos que se mostram relevantes, pedir esclarecimentos, verificar se há concorrência com projetos semelhantes e anotar os pontos principais das especificações desejadas. Todos os detalhes são importantes, mesmo os que nós técnicos rotulamos como perfumaria, como por exemplo, pontos estéticos e de design ou então particularidades de uso.

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Coisas a se considerar e refletir a respeito durante a entrevista, que normalmente o cliente nem tem noção da necessidade, ou então acredita que sejam óbvias ou implícitas e por isso nem as menciona:

• Como configurar, personalizar e calibrar o projeto;
• Há a necessidade de conectar o projeto com outros equipamentos? Como? (Wi-fi, Ethernet, USB, RS-232, RS-485, etc.);
• De que maneira o projeto interage com um operador ou técnico de manutenção? (Display, botões, teclado, conexões externas, LEDs, etc.);
• Que sistema operacional usar? (Windows, Linux, sistema próprio, nenhum);
• Outras questões que possam se mostrar relevantes  no contexto do projeto.

A partir dessa entrevista, deve-se elaborar um documento formal contendo a especificação detalhada do projeto, o registro das informações adicionais colhidas, todas as suas ideias e principalmente uma especificação funcional completa, na forma de proposta, detalhando ao máximo as funções e sequências de operação, de calibração, etc. Nesse documento ficará registrado o seu entendimento profissional, baseado na sua experiência, de como as especificações deverão ser viabilizadas e qual a melhor solução para o projeto do ponto de vista técnico-econômico.

A seguir deve-se submeter esse documento formal ao cliente para que ele possa analisar, criticar, formular sugestões e levantar dúvidas com relação aos detalhes. O cliente em geral tem a experiência do negócio dele, conhece o ambiente onde o projeto vai operar e o comportamento das pessoas que vão interagir com o projeto. Ele pode enxergar falhas e inconsistências ou sugerir alterações importantes.

Após a revisão do cliente, deve-se gerar um documento “final”, que servirá de guia tanto para você sobre o que deverá ser realizado de fato e entregue para o cliente, quanto para o cliente  sobre o que deve e pode ser cobrado de você. É um tipo de contrato. Essas especificações poderão ser revisadas, sempre que necessário e de comum acordo com o cliente. Elas porém definem com “exatidão” o projeto,  deverão portanto ser preservadas e respeitadas na medida do possível.

A vantagem dessa abordagem é que aumenta-se muito as chances de acerto no resultado do projeto, e reduz-se muito o tempo desperdiçado com situações constrangedoras e revisões dispendiosas no final. Vale a pena investir algum tempo nessa parte inicial de um novo projeto.

Tenho usado essa abordagem para todo tipo de cliente, mesmo que o cliente seja eu mesmo, com algumas adaptações. Você tem outra experiência? Trabalha de outra forma? Compartilhe aqui a sua!

O que está por vir

Nas próximas sequências são abordados outros pontos importantes. Confira:

• Projetos de Desenvolvimento: antes de começar – II – A vantagem de se pesquisar os sistemas de patentes para adquirir conhecimento nos assuntos específicos e de conhecer as soluções dadas pelos concorrentes;
• Projetos de Desenvolvimento: antes de começar – III – Os cuidados que se deve ter na elaboração de um novo projeto, se acaso houver a exigência de serem  atendidos requisitos de normas técnicas específicas;
• Projetos de Desenvolvimento: Antes de começar – Final – Outras fontes para se adquirir o conhecimento necessário e extrair as informações que são necessárias para o desenvolvimento do seu projeto.